Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Memofoto Oy käsittelee asiakkaidensa, verkkosivuston ja verkkopalveluiden käyttäjien, yhteydenottajien, asiakaskyselyihin ja arvontoihin osallistuvien sekä markkinointiviestinnän vastaanottajien henkilötietoja.

 

Henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR), tietosuojalain sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Asematie 4–10

01300 Vantaa

 

Puhelin: 0400 896 226

Sähköposti: margit.lindholm@memofoto.fi

Memofoto Oy

Asematie 4–10

01300 Vantaa

 

Puhelin: 0400 896 226

Sähköposti: margit.lindholm@memofoto.fi

 

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä sekä rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä voi olla yhteydessä yllä mainittuun yhteyshenkilöön.

 

 

Memofoto Oy käsittelee henkilötietoja tarpeen mukaan esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

 

• tilausten, kuvausten ja muiden palveluiden toteuttaminen 

• asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu 

• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen 

• ajanvarausten, maksujen, laskutuksen ja kirjanpidon hoitaminen 

• asiakkaiden yhteydenottoihin, tiedusteluihin ja palautteisiin vastaaminen 

• verkkopalveluiden, myymäläpalveluiden ja asiakaskokemuksen kehittäminen 

• asiakaskyselyiden toteuttaminen ja tulosten analysointi 

• arvontojen, kilpailujen ja kampanjoiden järjestäminen sekä voittajien tavoittaminen 

• sähköinen suoramarkkinointi asiakkaan antaman suostumuksen tai muun soveltuvan lainmukaisen perusteen mukaisesti 

• verkkosivuston käytön, kävijämäärien ja markkinoinnin toimivuuden analysointi 

• palveluiden ja tietojärjestelmien turvallisuuden varmistaminen sekä mahdollisten väärinkäytösten ehkäiseminen 

• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. 

 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

 

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen sopimukseen, lakisääteiseen velvoitteeseen, rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

 

Sopimukseen perustuva käsittely koskee esimerkiksi asiakkaan tekemän tilauksen, kuvauksen, ajanvarauksen tai muun palvelun toteuttamista.

 

Lakisääteiseen velvoitteeseen perustuva käsittely koskee esimerkiksi kirjanpitoon ja viranomaisvelvoitteisiin liittyviä henkilötietoja.

 

Oikeutettuun etuun perustuva käsittely voi liittyä esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseen, asiakaspalveluun, palveluiden kehittämiseen, väärinkäytösten ehkäisemiseen sekä toiminnan ja tietojärjestelmien turvallisuuteen.

 

Suostumukseen perustuva käsittely koskee esimerkiksi sähköistä suoramarkkinointia silloin, kun asiakkaalta on pyydetty siihen erillinen suostumus.

 

Asiakaskyselyyn tai arvontaan osallistuminen ei edellytä markkinointisuostumuksen antamista.

 

 

Käsiteltävät henkilötiedot voivat tilanteesta riippuen sisältää esimerkiksi:

 

• nimen 

• osoitteen 

• puhelinnumeron 

• sähköpostiosoitteen 

• tilaus-, osto- ja asiakkuustiedot 

• ajanvaraus- ja kuvaustiedot 

• laskutus- ja maksutiedot 

• asiakkaan kanssa käytyyn viestintään liittyvät tiedot 

• asiakkaan tilausten toteuttamista varten toimittamat valokuvat, videot ja muut aineistot 

• asiakaskyselyissä annetut vastaukset 

• arvontoihin ja kampanjoihin osallistumista varten annetut yhteystiedot 

• sähköiseen markkinointiin annetun suostumuksen sekä suostumuksen peruuttamista koskevat tiedot 

• verkkosivuston ja verkkopalveluiden käyttöön liittyviä teknisiä, eväste- ja analytiikkatietoja soveltuvin osin. 

 

Memofoto käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kyseisen käyttötarkoituksen kannalta.

 

 

Henkilötiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään esimerkiksi tilausten, ajanvarausten, kuvausten, yhteydenottojen, asiakaskyselyiden, arvontojen ja verkkopalveluiden käytön yhteydessä.

 

Tietoja voi muodostua myös asiakassuhteen aikana esimerkiksi asiakkaan tekemistä tilauksista, ostoista ja yhteydenotoista.

 

Tietoja voidaan tarvittaessa saada myös lainsäädännön sallimista julkisista lähteistä tai yhteystietojen päivittämiseen tarkoitetuista palveluista.

 

 

Memofoto voi järjestää asiakaskyselyitä palveluidensa, tuotteidensa ja asiakaskokemuksensa kehittämiseksi.

 

Asiakaskyselyiden yhteydessä voidaan järjestää arvontoja tai muita kampanjoita.

 

Arvontaan osallistumista varten voidaan pyytää esimerkiksi osallistujan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Näitä tietoja käytetään arvonnan järjestämiseen, osallistumisten hallinnointiin, voittajien tavoittamiseen ja palkintojen toimittamiseen.

 

Arvontaa varten annettuja yhteystietoja ei käytetä sähköiseen suoramarkkinointiin ilman asiakkaan erikseen antamaa vapaaehtoista suostumusta.

 

Asiakaskyselyiden vastauksia voidaan käyttää Memofoton tuotteiden, palveluiden, myymäläpalvelun, verkkopalveluiden, markkinoinnin ja asiakaskokemuksen kehittämiseen.

 

 

Memofoto voi lähettää asiakkaalle sähköpostitse tarjouksia, uutisia, ajankohtaisia etuja ja muuta markkinointiviestintää silloin, kun asiakkaalla on annettuun viestintään soveltuva lainmukainen peruste.

 

Kun sähköinen markkinointi perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, suostumuksen antaminen on vapaaehtoista.

 

Markkinointisuostumuksen antamatta jättäminen ei vaikuta asiakkaan mahdollisuuteen osallistua asiakaskyselyihin tai arvontoihin eikä käyttää Memofoton palveluita.

 

Asiakas voi peruuttaa antamansa markkinointisuostumuksen milloin tahansa esimerkiksi markkinointiviestissä olevan peruutusmahdollisuuden kautta tai ottamalla yhteyttä Memofotoon.

 

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

 

Henkilötietoja käsittelee lähtökohtaisesti Memofoto Oy ja sen sisaryritys Duuilo Oy.

 

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös sisaryrityksen Duuilo Oy:n toimesta sekä Memofoton käyttämien palveluntarjoajien toimesta silloin, kun se on tarpeen palveluiden toteuttamiseksi tai Memofoton liiketoiminnan hoitamiseksi.

 

Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi verkkosivuston ja verkkopalveluiden tekniset palveluntarjoajat, pilvi- ja tallennuspalvelut, sähköposti- ja viestintäpalvelut, kysely- ja lomakepalvelut, maksupalveluntarjoajat, kuljetus- ja toimituspalvelut, taloushallinnon palvelut sekä analytiikka- ja markkinointipalvelut.

 

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Memofoton toimeksiannosta ja sovittujen käyttötarkoitusten mukaisesti.

 

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille silloin, kun laki, tuomioistuimen päätös tai muu velvoittava määräys sitä edellyttää.

 

 

Osa Memofoton käyttämistä palveluntarjoajista tai niiden teknisestä infrastruktuurista voi sijaita Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

 

Memofoto käyttää esimerkiksi Googlen ja Metan tarjoamia palveluita. Näiden palveluiden käytön yhteydessä henkilötietoja tai muita käyttäjään liittyviä tietoja voidaan käsitellä myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

 

Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen asianmukaisia siirtomekanismeja ja suojatoimia, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai hyväksyttyjä vakiosopimuslausekkeita.

 

 

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

 

Säilyttämisen tarpeeseen vaikuttavat esimerkiksi asiakassuhteen ja palvelun kesto, tilauksen tai muun toimeksiannon toteuttaminen, asiakaspalveluun ja mahdollisiin reklamaatioihin liittyvät tarpeet, kirjanpitoa ja muuta lakisääteistä dokumentointia koskevat velvoitteet sekä henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.

 

Kun henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei niiden säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta.

 

Asiakaskyselyiden ja arvontojen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen kyselyn, arvonnan, voittajien tavoittamisen ja mahdollisten palkintojen toimittamisen toteuttamiseksi.

 

Jos henkilö on antanut erillisen suostumuksen sähköiseen markkinointiin, markkinointia varten tarvittavia tietoja voidaan käsitellä niin kauan kuin suostumus on voimassa ja tietoja tarvitaan kyseiseen käyttötarkoitukseen.

 

Suostumuksen peruuttamista tai markkinoinnin kieltämistä koskevaa tietoa voidaan säilyttää sen varmistamiseksi, ettei henkilölle lähetetä hänen kieltoaan vastaista markkinointia.

 

 

Memofoton verkkosivustolla voidaan käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston teknisen toiminnan mahdollistamiseen, käyttökokemuksen kehittämiseen, kävijämäärien ja sivuston käytön analysointiin sekä markkinoinnin tehokkuuden mittaamiseen ja soveltuvin osin markkinoinnin kohdentamiseen.

 

Välttämättömät evästeet ovat tarpeellisia verkkosivuston teknisen toiminnan kannalta.

 

Muiden kuin välttämättömien evästeiden ja vastaavien teknologioiden, kuten analytiikka- ja markkinointievästeiden, käyttö perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen silloin, kun soveltuva lainsäädäntö sitä edellyttää.

 

 

Memofoto käyttää Google Analytics -palvelua verkkosivuston käytön ja kävijämäärien analysointiin sekä verkkopalveluiden kehittämiseen.

 

Google Analytics voi käsitellä esimerkiksi käytettyyn laitteeseen ja selaimeen, sivustolla vierailuun ja sivustolla tehtyihin toimintoihin liittyviä teknisiä tietoja.

 

Lisätietoja Googlen henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojakäytännöistä on Googlen omilla verkkosivuilla osoitteessa:

 

 

 

Memofoton verkkosivustolla käytetään Meta Pixeliä.

 

Meta Pixel on Meta Platformsin tarjoama teknologia, jonka avulla voidaan muun muassa mitata verkkosivustolla tapahtuvia toimintoja, arvioida Memofoton mainonnan tehokkuutta sekä soveltuvin osin kohdentaa Memofoton mainontaa Metan palveluissa, kuten Facebookissa ja Instagramissa.

 

Meta Pixel voi välittää Metalle verkkosivuston käyttöön, selaimeen, laitteeseen ja verkkosivustolla tehtyihin toimintoihin liittyviä tietoja.

 

Meta Pixel ja muut ei-välttämättömät markkinointiteknologiat otetaan käyttöön käyttäjän suostumuksen perusteella silloin, kun soveltuva lainsäädäntö sitä edellyttää.

 

Käyttäjä voi hallita ei-välttämättömiä evästeitä ja vastaavia teknologioita Memofoton verkkosivuston evästeasetusten kautta.

 

Lisätietoja Metan henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojakäytännöistä on Metan omilla verkkosivuilla.

 

 

Memofoto suojaa henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

 

Henkilötietoihin pääsy on rajattu henkilöihin, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. Käyttöoikeuksia hallitaan ja henkilötietoja sisältävät järjestelmät suojataan asianmukaisilla käyttöoikeuksilla, salasanoilla ja muilla käytettävissä olevilla tietoturvamenetelmillä.

 

Myös Memofoton käyttämiltä henkilötietoja käsitteleviltä palveluntarjoajilta edellytetään asianmukaista henkilötietojen suojaamista.

 

 

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada tietää, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja saada pääsy omiin henkilötietoihinsa.

 

Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista, henkilötietojen poistamista, henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

 

Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

 

Rekisteröidyllä voi tietyissä tilanteissa olla myös oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

 

Oikeuksien soveltaminen riippuu henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta ja tilanteesta.

 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi toimittaa tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmentaa ennen pyynnön toteuttamista.

 

 

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

 

Suomessa henkilötietojen käsittelyä valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

 

Lisätietoja:

 

 

Memofoto ei tee asiakkaisiin kohdistuvia sellaisia täysin automatisoituja päätöksiä, joilla olisi rekisteröityyn oikeudellisia tai muulla vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

 

Verkkosivustolla käytettäviä analytiikka- ja markkinointiteknologioita voidaan käyttää markkinoinnin tehokkuuden mittaamiseen ja yleisöjen muodostamiseen soveltuvan lainsäädännön ja käyttäjän antamien evästevalintojen mukaisesti.

 

 

Duuilo Oy / Memofoto voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden, henkilötietojen käsittelytapojen, käytettävien järjestelmien tai lainsäädännön muuttuessa.

 

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Memofoton verkkosivustolla.